Ein durchgängiger Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen ist unabdingbar für effiziente Logistikprozesse. Erreichen lässt sich dies durch die nahtlose Integration von EDI-Lösungen in SAP-Umgebungen. Anwender profitieren dadurch von zahlreichen Vorteilen – von der Automatisierung bislang papierbasierter und manueller Workflows bis hin zur besseren Rückverfolgbarkeit von Produkten.
Per elektronischem Datenaustausch (EDI) werden Geschäftsdaten zwischen Unternehmen standardisiert und ohne manuelle Eingriffe in digitaler Form übertragen. So lassen sich Bestelldokumente, Rechnungen, Lieferscheine oder Zahlungsinformationen automatisiert und effizient austauschen. Zum Einsatz kommen dabei festgelegte Formate wie etwa VDA, EDIFACT oder ANSI ASC X12, sodass unterschiedliche Systeme nahtlos miteinander kommunizieren können.
Allerdings sehen sich EDI-Anwender immer wieder mit Herausforderungen konfrontiert: So kommt es nicht selten zu Irritationen oder Reklamationen von Kunden aufgrund fehlerhafter Versandbenachrichtigungen (Advanced Shipping Notices, ASNs). Da interne IT-Teams häufig überlastet sind, reagieren sie oft verzögert auf entsprechende Support-Anfragen. Daher hat sich in den vergangenen Jahren der Trend entwickelt, die gesamte EDI-Thematik über Software-as-a-Service (SaaS)-Modelle an spezialisierte, externe Anbieter wie beispielsweise Aimtec auszulagern. Diese zeichnen dann für vielerlei EDI-bezogene Aufgaben wie Onboarding, Validierung und Berichterstattung verantwortlich.
Logistikprozesse beschleunigen und Kosten einsparen
Bewährt hat sich dabei, den kompletten EDI-Workflow nahtlos in eine vorhandene SAP-Umgebung einzubinden. Dadurch lassen sich Logistikprozesse erheblich beschleunigen und Kosten entsprechend einsparen. Ein großer Vorteil eines solchen voll integrierten EDI- und SAP-Ökosystems besteht darin, dass der Datenaustausch nicht mehr über spezifische WebEDI-Portale von Kunden erfolgen muss. Insbesondere kleinere Lieferanten, die nicht über eigene EDI-Lösungen verfügen, arbeiten häufig mit einem solchen Portal. Sie können darüber Bestellungen einsehen, Waren versenden und ASNs generieren, auch wenn ihr ERP-System diese Funktionen nicht unterstützt.
Verglichen mit klassischer EDI-Kommunikation verursachen WebEDI-Portale jedoch einen deutlich höheren Aufwand. So müssen sich Nutzer erst im Portal anmelden und Lieferinformationen eingeben, bevor sie Etiketten, Lieferscheine und Versandpapiere ausdrucken können. Wird der Partner direkt über EDI in SAP eingebunden, lässt sich der gesamte Prozess durchgängig, bedarfsgerecht und effizient gestalten. Es werden nur diejenigen Dokumente ausgedruckt, die für die Buchung der Lieferung tatsächlich erforderlich sind. ASNs werden automatisch im SAP-kompatiblen IDoc-Format generiert und an das EDI-System des Abnehmers gesendet.
Wichtig dabei: ASNs dienen nicht nur als Planungsgrundlage, sondern beschleunigen auch den Wareneingang in der Logistik erheblich. Die Partner senden ASNs und bereiten Etiketten für das Material vor. Mit diesen lässt sich der Erhalt einfach über eine Scan-Anwendung in SAP einlesen, ohne dass ein Logistikmitarbeiter anhand des Lieferscheins die Daten manuell ins System eingeben und den Materialzugang dokumentieren muss. Im Ergebnis kann dank der durchgängigen Verknüpfung von EDI- und SAP-Architektur die händische Übertragung von per E-Mail eingehenden oder in Excel geteilten Abrufterminen und Bestellmengen in das SAP-System komplett entfallen.
Vor Implementierung Risiken evaluieren
Für die erfolgreiche Implementierung von EDI in die SAP-Umgebung bedarf es jedoch eines durchdachten Ansatzes und tiefen Verständnisses der Prozesse. Denn entsprechende Projekte sind auch mit gewissen Risiken verbunden. So muss vor der Implementierung verbindlich festgelegt werden, ob es sich um ein reines Abrufsystem handelt oder ob auch Bestellungen einbezogen werden. Diese Entscheidung ist von zentraler Bedeutung, da SAP entsprechend mit Kurz- und Langzeitabrufen arbeitet. Kommt es hier zu Fehlern, muss die gesamte Implementierung wiederholt werden, was enorme Kosten verursacht.
Eine weitere Herausforderung wird an einem konkreten Beispiel des Etikettendrucks deutlich: Ein Automobilzulieferer wurde von einem namhaften OEM mit einer geringfügigen lokalen Änderung des Etiketts beauftragt. Diese müsste analog auch auf Etiketten zur Anwendung kommen, die von vielen Abnehmern genutzt werden. Eine Möglichkeit bestünde nun darin, ein komplett neues Label zu erstellen. Gäbe es ähnliche Anforderungen von mehreren Kunden, würden verschiedene Etikettenversionen generiert. Bei jeder internen Änderung im SAP-System müssten dann alle Versionen einzeln getestet werden, was einen enormen Zeit- und Kostenaufwand verursacht. Um solche Herausforderungen zu adressieren, hat Aimtec ein Tool entwickelt, mit dem lokale Änderungen in globalen Einstellungen vorgenommen werden können. Auf diese Weise lässt sich mit nur einem Mausklick einfach definieren, für welchen Geschäftsfall die jeweilige Modifikation gilt.
Fazit
Anwender aus dem Logistikumfeld profitieren durch die Integration von EDI in SAP-Umgebungen von zahlreichen Vorteilen: So lassen sich sämtliche Workflows rund um den Warenfluss optimieren und beschleunigen. Papierbasierte Prozesse wie die manuelle Übertragung von Lieferscheinen ins System gehören endgültig der Vergangenheit an, was die Effizienz maximiert und die Fehleranfälligkeit auf ein Minimum reduziert.
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